Sekda Kota Samarinda: Kearsipan Berperan Penting dalam Dokumentasi Sejarah Samarinda

TIMESINDONESIA, SAMARINDA – Sekretaris Daerah (Sekda) Kota Samarinda Hero Mardanus Setyawan mengatakan arsip mempunyai peranan penting dalam proses penyajian informasi bagi pimpinan untuk dapat merumuskan kebijakan dan membuat keputusan. Termasuk sejarah Kota Samarinda.

“Oleh sebab itu untuk dapat memberikan atau menyajikan informasi yang akurat, lengkap, cepat, dan benar harus memiliki prosedur dan sistem yang baik dalam pengelolaan kearsipannya,” kata Sekda Kota Samarinda saat menghadiri Pameran dan Expo Kearsipan yang digelar oleh Dinas Perpustakaan Kota Samarinda, Senin (12/6/23).

Mengusung tema Gerakan Kearsipan Menuju Birokrasi Maju, Memori Kolektif Bangsa dan Peradaban Bermartabat, Pameran tersebut berlangsung di Atrium Big Mall Samarinda.

Dalam kesempatan tersebut juga diselenggarakan seminar gerakan kearsipan dengan menghadirkan narasumber dari Badan Kearsipan Wilayah 1 Arsip Nasional RI dan talkshow sejarah mengangkat topik “Citra Kota Samarinda Dalam Arsip”. 

Sekda Kota Samarinda Hero Mardanus Setyawan menyampaikan sambutan. (Foto: Diskominfo Samarinda for TIMES Indonesia)

Pameran tersebut digelar bertujuan untuk meningkatkan kesadaran akan pentingnya kearsipan dalam pembangunan baik dari sistem pengelolaan maupun pemahaman kepada masyarakat.

Menurut dia, arsip masih sering dibutuhkan dan digunakan di sebuah organisasi atau perusahaan, khususnya di bidang administrasi. Arsip bisa berupa dokumen maupun catatan sejarah.

Arsip yang berupa catatan sejarah mengenai kehidupan masyarakat biasanya disimpan di Dinas Perpustakaan dan Kearsipan. Karena arsip biasanya berisi informasi penting, maka penyimpanan harus aman untuk mencegah kerusakan.

Sekda dalam arahannya mengatakan jika arsip memiliki peran vital sebagai sumber informasi. Hingga tak salah menurutnya jika pemerintah pusat dan daerah memberikan perhatian yang lebih terhadap kearsipan.

“Bahkan, ada peraturan perundangan yang mengatur tentang kearsipan,” tuturnya.

Pemkot sendiri, sambung dia, menyambut baik dengan adanya kegiatan pameran tentang kearsipan tadi. Ia berharap pagelarannya dapat memberikan pemahaman tentang kearsipan serta meningkatkan kesadaran warga akan penting dokumen arsip.

“Semoga kedepan kegiatan ini bisa diperluas kegiatannya, karena langkah ini menjadi awal yang baik untuk mengungkapkan bahwa Samarinda memiliki sejarah yang perlu diketahui masyarakat,” ungkapnya.

Arsip memiliki dua fungsi yakni fungsi primer arsip adalah nilai guna arsip yang berdasarkan kepentingan pencipta arsip sebagai penunjang ketika tugas sedang berlangsung atau setelah kegiatan selesai. Fungsi primer arsip ini harus mencakup nilai guna keuangan, nilai guna hukum, nilai guna administrasi, dan nilai guna teknologi hingga ilmiah.

Fungsi sekunder arsip adalah nilai guna arsip yang berdasarkan kegunaan. Bukan lagi pada pencipta arsip, melainkan bagi kepentingan lembaga atau instansi pemerintah, swasta, perorangan dan kepentingan umum lain sebagai bahan bukti yang bisa dipertanggungjawabkan.

“Arsip memiliki fungsi dinamis, yang mana diperlukan dalam proses pelaksanaan dan perencanaan secara langsung. Maksudnya, arsip bisa digunakan dan diperlukan untuk kegiatan sehari-hari suatu perusahaan secara langsung,” tambahnya.

Arsip juga memiliki fungsi statis, yang mana tidak bisa digunakan langsung dalam proses penyelenggaran maupun perencanaan. Maksudnya, arsip statis tidak bisa digunakan dalam kegiatan operasional perusahaan.

Maka, kata Sekda Kota Samarinda, arsip yang masuk dalam kelompok arsip statis memiliki taraf nilai abadi yang bisa dipertanggungjawabkan. (d)