UIN Malang Hadirkan Maliki Gate, Transformasi Layanan Satu Pintu Yang Adaptif Dengan Zaman

TIMESINDONESIA, MALANG – Ada sebuah upaya transformasi apik yang dilakukan oleh UIN Malang untuk terus memperbaiki layanan. Yakni dengan menghadirkan Maliki Gate. Maliki Gate yakni sebuah sistem yang akan mengintegrasikan seluruh layanan hingga daya yang ada di UIN Malang, sehingga semuanya akan terpantau dan dilayani dalam satu pintu.

Kepala Biro (Karo) Administrasi Umum Perencanaan dan Keuangan (AUPK) UIN Maliki Malang, Dr H Ahmad Hidayatullah MPd, menerangkan, Maliki Gate merupakan gagasan dari Rektor UIN Malang, Prof Zainuddin, sebagai ikhtiar untuk melakukan sebuah transformasi layanan tata kelola di UIN Maulana Malik Malang.

Dia menyebut, jika di tempat lain sebuah transformasi layanan diawali dengan membuat sebuah aplikasi, yang kemudian dipaksakan kepada seluruh pihak untuk menggunakannya.  UIN Malang punya cara sendiri untuk melakukan transformasi layanan.

"Pak rektor melihat bahwa transformasi yang diperlukan untuk mengubah, mengefektifkan, dan mengefisienkan layanan itu tidak hanya ada di teknologi, tapi ada di berbagai hal. Ada budaya, ada kinerja, kemudian ada atmosfer kehidupan sekitar, dan sebagainya," ucapnya.

Sehingga UIN Malang akan melakukan lebih dari transformasi seperti pada umumnya. UIN Malang akan membangun sistem transformasi tata kelola layanan melalui satu pintu yang disebut dengan Maliki Gate.

"Keunikan dari ide Rektor ini adalah kita akan melakukan transformasi tata kelola layanan tapi dengan tetap menjaga sistem-sistem layanan yang selama ini berjalan yang ada di fakultas, pusat lembaga, itu tetap berjalan," imbuhnya.

Untuk realisasi sistem layanan baru tersebut, saat ini UIN Malang telah membangun website baru yang nanti akan gunakan sebagai tempat Maliki Gate untuk mengintegrasikan layanan-layanan di berbagai tempat.

"Kemudian di dalam situ dilakukan tiga langkah yaitu; pertama adalah langkah view, akan tampak jadi satu pelayanan masing-masing. dari situ akan ketahuan kelebihan kekurangan masing-masing," katanya.

Kedua yakni langkah identifikasi. Pihak kampus akan melihat kelebihan dan kekurangan pada pelayanan yang ada. Dan yang ketiga adalah langkah perbaikan yang berkelanjutan.

Pihaknya juga akan bisa melihat apakah pelayanan yang dijalankan di Fakultas atau pusat lembaga sudah berjalan sesuai standar atau tidak. Menurutnya,  saat ini kebanyakan unit mempunyai cara pelayanan tersendiri, yang kebanyakan dalam bentuk aplikasi.

"Jujur hari ini masih bervariasi. dan ada sekian aplikasi yang kadang-kadang membuat bingung tidak hanya mahasiswanya, tapi operatornya saja bingung. Maka rektor menghendaki apabila sudah ada integrasi ini kita dari satu pintu saja," terangnya.

Dengan adanya Maliki Gate ini, kedepan, ketika ada mahasiswa baru, mereka hanya perlu menginput data mereka sekali saja, dan bisa digunakan hingga mereka lulus atau bahkan setelah lulus.

"Sehingga nanti pada saat-saat pelayanan yang lain, tinggal dibutuhkan apa perlunya. datanya sudah data yang lama dan bisa digunakan untuk kebutuhan yang macam-macam termasuk untuk pelayanan di lingkungan UIN Malang," jelasnya.

Hidayatullah melanjutkan, untuk pelaksanaanya, Rektor UIN Malang membagi aktifitas itu dalam tiga target capaian. Pertama adalah capaian jangka pendek, yang dimulai sejak agustus sampai dengan Oktober 2023. Dengan target regulasi-regulasi yang terkait dengan perubahan itu mulai di dihasilkan.

"Alhamdulillah kita sudah menghasilkan banyak hal. satu pedoman standar website juga sudah kita buat, sudah di SK kan pak rektor. Kemudian tim pembentukan tim kearsipan yang nanti akan membuat coding-coding yang akan dibutuhkan dalam pelayanan itu ya. karena coding itu harus selaras dengan tata kelola per dokumen," kata dia.

Target yang kedua adalah terbangunnya rumah atau website UIN Malang yang memuat Maliki Gate. Website tersebut sudah dibuat, dan kini dalam proses penyempurnaan.

Berlanjut pada capaian jangka menengah yang diberi waktu sejak 1 tahun, atau sejak Oktober 2023 hingga Oktober 2024. Dalam kurun waktu tersebut, Maliki Gate mulai mengintegrasikan semua sistem pelayanan yang ada di seluruh unit-unit yang ada di UIN Malang.

"Disitu itu nanti ada dua dua jenis layanan. Yang pertama adalah layanan se-arah. Yang masuk data-data saja yang bisa dipasok oleh website UIN dengan data-data yang ada di fakultas segala macam," tuturnya.

Sehingga apabila ada yang memerlukan data, sesorang hanya perlu mengakses Maliki Gate saja, dan mereka akan mendapatkan apa yang mereka butuhkan. Begitu juga apabila pemerintah daerah atau bahkan pemerintah pusat memerlukan data terkait dengan warga UIN Malang, mereka hanya perlu masuk pada Maliki Gate saja.

Kemudian layanan yang kedua adalah layanan dua arah. Layanan ini diperuntukkan bagi para mahasiswa yang ingin mengurusi perihal administrasi dan kepentingannya di kampus. Seperti registrasi, permintaan surat izin, meminjam sarana, dan lainya.

"Kalau selama ini kan dia harus jalan dari satu tempat ke tempat yang lain. Misal mahasiswa mau apa mengurusi pembayaran UKT double rekening, segala macam lah itu. itu nanti melalui yang layanan dua arah," terang Karo AUPK.

Kemudian berlanjut pada capaian jangka panjang yang akan ditargetkan mulai bisa tercapai mulai Oktober 2024. Dalam capaian jangka panjang tersebut, UIN Malang mentargetkan semua layanan sudah terintegrasi dalam satu sistem. Dan secara bertahap bisa digunakan untuk pelayanan untuk semua kepentingan.

Sehingga segala urusan akademik, keuangan, segala macam, anywhere, anytime itu bisa dilayani di UIN Maliki Malang, dengan dengan filosofi tiga hal. Satu adalah layanan yang mudah diakses dari mana, saja Kapan saja, yang kedua adalah efisien simple praktis ketiga solutif, Apabila ada problem-problem prosedural dalam urusan sesuatu, nanti melalui Maliki Gate sistem itu juga akan terkemukakan bagaimana solusi pengurusannya," jelasnya.

Dengan adanya sebuah transformasi layanan yang membawa UIN Malang ke dalam digitalisasi ini, bisa membuat kampus hijau ini menjadi lebih adaptif terhadap segala perubahan dan tuntutan zaman. Dan menjadikan UIN menjadi lembaga yang lincah dan bisa berkompetisi dengan perguruan tinggi level internasional sekalipun.

"Sehingga visi UIN Malang untuk menjadi perguruan tinggi yang unggul dan bereputasi internasional itu betul-betul terwujud. Tidak hanya slogan, tidak hanya ucapan. tapi betul-betul bisa kita kawal. itu ikhtiarnya dengan Maliki Gate System," pungkas Hidayatullah. (*)