Habis Masa Retensinya, BBPP Ketindan Musnahkan Arsip 847 Berkas

TIMESINDONESIA, MALANG – Balai Besar pelatihan Pertanian (BBPP) Ketindan, Rabu (23/8/2023) memusnahkan arsip sebanyak 847 berkas. Terdiri dari arsip bagian BMN dan Instalasi sebanyak 327 berkas dan bagian penyelenggara diklat sebanyak 520 berkas. Adapun Arsip-arsip yang dimusnahkan tersebut adalah arsip sudah melewati masa retensinnya,  tidak memiliki nilai guna, serta sudah tidak perlu dipertanggungjawabkan lagi keberadaannya. 

Pemusnahan arsip dihadiri secara daring oleh Unit Kearsipan I yaitu Biro Umum dan Pengadaan, yang diwakili oleh Arsiparis Ahli Muda, Risna Pridajumiga, dan dari Unit Kearsipan II yaitu Badan Penyuluhan dan Pengembangan Sumber Daya Manusia Pertanian (BPPSDMP) yang diwakili oleh Kepala Bagian Umum, Purnadi, serta disaksikan langsung oleh pejabat dari tiap bidang yang bertanggungjawab atas arsip yang siap dimusnahkan. 

Pelaksanaan pemusnahan arsip dibuka langsung oleh Kepala BBPP Ketindan, Sumardi Noor. Dalam sambutannya Kepala Balai menyampaikan apresiasi yang tinggi kepada Unit Kearsipan I Biro Umum dan Pengadaan serta Unit Kearsipan II Sekretariat BPPSDMP Kementerian Pertanian yang selalu memberikan dukungan dan arahan dalam proses pengelolaan arsip di Balai Besar Pelatihan Pertanian Ketindan. 

“Tentunya saya berharap Unit Kearsipan di Balai Besar Pelatihan Pertanian Ketindan dapat meningkatkan kinerjanya dalam pengelolaan arsip serta menjadikan arsip sebagai sumber informasi yang terintegrasi dengan terwujudnya Satu Data BBPP Ketindan.”

Sementara itu, Kepala Bagian Umum BPPSDMP, Purnadi, dalam sambutannya menyampaikan bahwa BBPP Ketindan merupakan UPT ke-3 BPPSDMP yang melaksanakan pemusnahan arsip. 

”Pemusnahan arsip merupakan salah satu cara untuk mengurangi jumlah arsip, sehingga tercipta efesiensi dan efektifitas dalam penyelenggaraan kearsipan, selain itu sebegai upaya untuk menjaga keamanan informasi arsip yang terkandung dalam isi arsip dari penyalahgunaan pihak yang tidak bertanggungjawab, sekaligus penyelematan arsip bernilai guna, yaitu arsip yang mengandung nilai guna kebuktian,” ujar Purnadi.

Pemusnahan arsip di BBPP Ketindan ini sudah sesuai dengan standar keamanan dan prosedur yang ditetapkan, mulai pemilahan-pembuatan daftar arsip-pengajuan usul musnah-penilaian-hingga persetujuan dari ANRI (Arsip Nasional Republik Indonesia). Arsip yang dimusnakan adalah arsip dinamis inaktif yang telah melewati masa retensinya sesuai dengan Jadwal Retensi Arsip. Metode pemusnahan arsip kali ini dengan metode pencacahan, menggunakan mesin pencacah arsip yang bekerjasama dengan pihak ketiga.

Tentu tidak hanya kegiatan pemusnahan arsip saja, tetapi pada proses penciptaan, pengelolaan, pemeliharaan juga harus dilaksanakan sesuai dengan kaidah-kaidah kearsipan. 

“BPPSDMP menyampaikan bahwa akan melakukan pembinaan kearsipan serta pengawasan kearsipan internal, tentunya menjadi atensi bagi BBPP Ketindan untuk terus meningkatkan sistem penyelenggaraan yang baik,”lanjut Purnadi. 

Hal ini juga sejalan dengan arahan Menteri Pertanian, Syahrul Yasin Limpo, yang menekankan pada seluruh jajarannya untuk meningkatkan penyelenggaraan kearsipan secara profesional sesuai dengan kaidah-kaidah yang ditentukan.(*)